Mimo wielu zmian, jedną z bolączek uniwersyteckiego życia pozostają niekiedy nadmierne biurokratyczne wymogi dla merytorycznych działań. Nawet przy stosunkowo drobnych sprawach, obowiązujące procedury zbyt często okazują się żmudne, czasochłonne i pracochłonne. W wielu przypadkach wynika to z zewnętrznych przepisów (na które względnie niewiele możemy zaradzić – choć rola wiodącego uniwersytetu umożliwia nam inicjowanie zmian), ale niekiedy warunkują to nasze uniwersyteckie regulacje czy przyzwyczajenia. Nie, nie uważam, że rozwiązaniem powinno być załatwianie spraw „na telefon” czy „na skróty” – Uniwersytet to wielka i złożona organizacja, jego działanie nie może się opierać na uznaniowości i jednostkowych doraźnych decyzjach. To jednak nie znaczy, że sposób działania musi być skomplikowany, wiele decyzji można podejmować sprawniej, wiele procedur można uprościć.
Wielkiej szansy na racjonalizację i usprawnienie wewnątrzuniwersyteckich procedur upatruję w szybkim wprowadzeniu elektronicznego obiegu dokumentów. Infrastruktura techniczna do tego jest, zabieramy się do prac nad jego wdrożeniem. To potrwa, ale systematycznie, obszar po obszarze chcę to realizować – widzę w tym same korzyści! Na początek, ograniczenie liczby papierów i ich wędrówki z biurka na biurko, sprawniejsze przekazywanie spraw do niezbędnych opinii i decyzji. Także możliwość podejmowania decyzji bez tradycyjnego „proszę przyjechać, trzeba natychmiast podpisać pismo”. Przy zacięciach – łatwość określenia, gdzie i na co sprawa czeka. To od strony technicznej. A od strony organizacyjnej: liczę na uporządkowanie i skrócenie procedur, a także na ułatwienie poruszania się w ich gąszczu. Będzie to wymagało wiele pracy. Potrzebne będzie określenie i opisanie procedur dla poszczególnych rodzajów spraw, powiązane ze standaryzacją obiegu (elektronicznych) dokumentów – i sprawdzeniem, czy aby na pewno wszystkie dotychczas oczekiwane opinie i podpisy są rzeczywiście niezbędne. Oczekuję, że wiele procedur da się dzięki temu uprościć. Na pewno: usprawnić i ułatwić!
Elektroniczny obieg dokumentów to tylko jeden z elementów niezbędnej dalszej informatyzacji Uniwersytetu. Nie wolno przy tym zapominać o systemach, których już używamy. Trzeba zapewnić ich odpowiednią obsługę i rozwój, właściwe wsparcie informatyczne dla ich skutecznego wykorzystywania, prace nad ich wzajemną kompatybilnością i współdziałaniem. To wymaga stałego wysiłku i odpowiednich nakładów, ale jakość i stabilne działania naszych systemów informatycznych to warunek sprawnego funkcjonowania Uniwersytetu.
USOS jako podstawowe administracyjne narzędzie dla naszej dydaktyki to już standard; podobnie SAP dla spraw kadrowych i finansowych. Daleko nam do wykorzystania w pełni ich możliwości, niezbędne są dalsze nakłady na ich rozwój i utrzymanie, ale dziś nie wyobrażamy już sobie zarządzania Uniwersytetem bez ich udziału. Wiem, że i wiele innych aspektów naszego działania mogą skutecznie wspomagać odpowiednie narzędzia informatyczne. Przykłady wymienię trochę losowo:
- Generator umów, który znakomicie powinien usprawnić ich tworzenie i przechowywanie, dziś szczególnie uciążliwe dla licznych umów cywilno-prawnych. Standardowa umowa będzie generowana przez wprowadzenie tylko niezbędnych nowych danych.
- Portal pracowniczy: każdy powinien mieć tam stały dostęp do swoich podstawowych informacji pracowniczych (np. urlopy, także w połączeniu z decyzjami urlopowymi) czy finansowych (np. „paski wynagrodzeń” w formie elektronicznej).
- Głosowania przez Internet, zastępujące przedłużające się posiedzenia różnych gremiów.
- System biblioteczny – oczywiście jest, ale wciąż nie obejmuje wszystkich zasobów naszych licznych bibliotek.
- System rezerwacji sal – też jest, ale daleko nie wszystkie sale można w nim równie sprawnie zarezerwować. Niezbędne będzie uporządkowanie i ujednolicenie procedur, które póki co zbyt często odwołują się do ustaleń czy zapisków „na boku”.
- System dla indywidualnych sprawozdań i oceny okresowej, gdzie wiele danych może być wstępnie generowanych czy to z USOSa, czy z obowiązujących nas baz danych bibliograficznych – system EVA wymaga rozszerzenia i zgrania z aktualnymi wersjami baz danych, ale już teraz może wspomóc procedury ocen okresowych, usprawniając pracę zarówno osób ocenianych, jak i komisji oceniających.
- W ramach programu „Inicjatywy doskonałości” planujemy budowę uniwersyteckiego intranetu z prawdziwego zdarzenia, z bazami wiedzy i zasobów uniwersyteckich, rozszerzającego i integrującego działanie naszych systemów IT. Takie narzędzie do komunikacji wewnętrznej będzie miało znaczenie nie tylko w optymalizacji naszych procesów, ale przede wszystkim pozwoli skutecznie i szybko docierać z ważnymi informacjami do wszystkich członków społeczności uniwersyteckiej.
To są plany do realizacji i wdrażania razu, często rozwijając i rozbudowując to, czym już dysponujemy. Są też i dalsze pomysły, na pewno pojawią się i inne propozycje – warto!